Schritt 1: Formalien und Daten
Formale Fehler sind der häufigste und zugleich am einfachsten korrigierbare Mangel. Sie wirken für Aussenstehende wie Nachlässigkeit – im schlimmsten Fall wie ein absichtliches Signal. Prüfen Sie deshalb zuerst die harten Fakten, bevor Sie sich mit der Bewertung befassen.
Ein Zeugnis muss auf offiziellem Briefpapier ausgestellt und von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben sein. Fehlt die Unterschrift der direkten Führungskraft und unterschreibt nur die Personalabteilung, ist das in grösseren Unternehmen üblich, in KMU dagegen erklärungsbedürftig.
- Sind Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Funktion korrekt geschrieben?
- Stimmen Eintritts- und Austrittsdatum exakt mit dem Arbeitsvertrag überein?
- Ist das Zeugnis auf offiziellem Briefpapier ausgestellt?
- Sind Ort, Datum und mindestens eine rechtsgültige Unterschrift vorhanden?
- Trägt das Zeugnis das Datum des letzten Arbeitstags – und nicht ein späteres?
Schritt 2: Aufgabenbeschrieb und Leistungsteil
Der Aufgabenbeschrieb entscheidet darüber, ob eine Bewerbung überhaupt verstanden wird. Er muss vollständig sein und die zuletzt ausgeübte Verantwortung abbilden – inklusive Projekten, Stellvertretungen und Funktionen, die Sie erst im Verlauf übernommen haben.
Im Leistungsteil gehören vier Dimensionen dazu: Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitsbereitschaft und Arbeitserfolg. Fehlt eine davon vollständig, lesen erfahrene HR-Fachleute das als bewusste Auslassung – das sogenannte beredte Schweigen.
- Ist der Aufgabenbeschrieb vollständig und aktuell?
- Werden alle vier Leistungsdimensionen bewertet?
- Enthält die Zufriedenheitsformel ein Häufigkeitsadverb («stets», «jederzeit»)?
- Steht ein Steigerungswort davor («vollsten», «vollen») – oder fehlt es?
- Werden konkrete Resultate oder Projekte genannt?
Schritt 3: Verhaltensteil und Schlussformel
Im Verhaltensteil zählt die Reihenfolge: Zuerst Vorgesetzte, dann Mitarbeitende, dann Kundschaft gilt als neutraler Standard. Weicht die Reihenfolge ab oder fehlt eine Anspruchsgruppe, die zur Funktion gehört, ist das ein Prüfpunkt.
Die Schlussformel ist der meistgelesene Satz. Vollständig ist sie mit drei Elementen: Bedauern über den Weggang, Dank für die geleistete Arbeit und gute Wünsche für die Zukunft. Fehlt eines davon, wirkt das Zeugnis kühler, als es der übrige Text vermuten liesse.
- Werden Vorgesetzte, Mitarbeitende und – falls relevant – Kundschaft genannt?
- Enthält die Schlussformel Bedauern, Dank und Zukunftswünsche?
- Wird der Austrittsgrund genannt – und haben Sie dem zugestimmt?
- Fehlen Angaben, die zu Ihrer Funktion gehören (beredtes Schweigen)?
- Passt der Gesamtton zu den Einzelbewertungen, oder gibt es Widersprüche?