Zwischenzeugnis Schweiz: Muster & Vorlage nach OR 330a

Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis leitet sich aus Art. 330a OR in Verbindung mit der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ab. Er setzt ein berechtigtes Interesse voraus. Als anerkannt gelten insbesondere: Wechsel der vorgesetzten Person, interne Versetzung oder Beförderung, Reorganisation oder Eigentümerwechsel, eine bevorstehende Bewerbung, längere Abwesenheit (Mutterschaft, Militärdienst, Weiterbildung) sowie eine lange Anstellungsdauer ohne aktuelles Zeugnis.

In der Praxis wird der Anspruch selten bestritten. Arbeitgeber stellen Zwischenzeugnisse in der Regel aus, sobald ein nachvollziehbarer Grund genannt wird. Sie müssen den Grund nicht ausführlich begründen – ein Satz genügt.

Ein Zwischenzeugnis hat eine Bindungswirkung, die oft unterschätzt wird: Das spätere Schlusszeugnis darf ohne neue Sachgründe nicht wesentlich schlechter ausfallen. Wer also während einer guten Phase ein Zwischenzeugnis sichert, schafft sich eine wertvolle Absicherung für den Fall, dass sich die Beziehung zur Führungsperson später verschlechtert.

Der wichtigste formale Unterschied zum Schlusszeugnis ist die Zeitform. Ein Zwischenzeugnis wird durchgehend im Präsens verfasst, weil das Arbeitsverhältnis andauert: «Frau Muster erledigt alle ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.» Ein im Perfekt oder Präteritum verfasstes Zwischenzeugnis wirkt wie ein vorweggenommenes Schlusszeugnis und irritiert erfahrene Lesende.

Zweiter Unterschied: Es gibt kein Austrittsdatum und keine Bedauerns- oder Dankesformel. Stattdessen endet das Dokument mit einer neutralen oder positiven Aussage zur laufenden Zusammenarbeit, gegebenenfalls ergänzt um den Anlass: «Dieses Zwischenzeugnis wird auf Wunsch von Frau Muster anlässlich des Wechsels der Abteilungsleitung ausgestellt.»

Inhaltlich gilt derselbe Massstab wie beim Schlusszeugnis: Personalien, Funktion, Eintrittsdatum, Aufgaben, Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, Ort, Datum und Unterschrift. Auch die Codeskala funktioniert identisch – ein «bemüht sich» ist im Zwischenzeugnis genauso problematisch wie im Schlusszeugnis.

Der beste Zeitpunkt für ein Zwischenzeugnis ist eine Phase nachweisbarer Erfolge und guter Beziehung zur Führungsperson – nicht der Moment, in dem bereits Konflikte bestehen. Wer erst nach einer Verschlechterung ein Zwischenzeugnis verlangt, erhält typischerweise genau jene Bewertung, die er eigentlich vermeiden wollte.

Besonders wertvoll ist ein Zwischenzeugnis vor einem Führungswechsel. Die abtretende Person kennt Ihre Leistung; die neue muss sich erst ein Bild machen und würde eine spätere Beurteilung auf einer viel dünneren Grundlage abgeben. Sobald ein Wechsel angekündigt ist, sollten Sie deshalb zeitnah handeln.

Auch bei Reorganisationen mit möglichem Stellenabbau lohnt sich das frühe Handeln. Ein Zwischenzeugnis aus der Zeit vor der Ankündigung dokumentiert Ihre Leistung unabhängig von der späteren Trennungssituation und stärkt Ihre Position sowohl in Verhandlungen als auch im Bewerbungsprozess.

Beim Austritt sollte das Schlusszeugnis auf dem Zwischenzeugnis aufbauen. Formulierungen dürfen sprachlich variieren, das Bewertungsniveau sollte aber gleich bleiben oder besser werden – sonst braucht es einen dokumentierten Sachgrund für die Verschlechterung.

Bewahren Sie Ihr Zwischenzeugnis deshalb sorgfältig auf und legen Sie es bei einer Differenz über das Schlusszeugnis dem Arbeitgeber vor. Eine unbegründete Abwertung gegenüber einem früher ausgestellten Zwischenzeugnis ist eines der stärksten Argumente in einer Korrekturverhandlung.

Für Bewerbungen gilt: Ein aktuelles Zwischenzeugnis kann eingereicht werden, solange das Arbeitsverhältnis läuft. Achten Sie darauf, dass es nicht älter als etwa zwei Jahre ist – sonst wirkt es überholt und wirft die Frage auf, warum keine neuere Beurteilung vorliegt.

Ein Zwischenzeugnis verlangen Sie am besten schriftlich, kurz und ohne Rechtfertigungsdruck. Ein Satz zum Anlass reicht vollständig aus. Je selbstverständlicher die Anfrage formuliert ist, desto reibungsloser läuft sie in der Regel durch.

Musterschreiben: «Guten Tag Frau …, aufgrund des bevorstehenden Wechsels der Abteilungsleitung per 1. Oktober bitte ich Sie um die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses für den Zeitraum ab meinem Eintritt bis heute. Gerne stelle ich Ihnen eine Übersicht meiner aktuellen Aufgaben und Projekte zu, falls das die Erstellung erleichtert. Herzlichen Dank und freundliche Grüsse …»

Eine gesetzliche Ausstellungsfrist gibt es nicht; üblich und zumutbar sind zwei bis vier Wochen. Bietet der Arbeitgeber an, dass Sie einen Entwurf liefern, nutzen Sie die Chance: Ein von Ihnen vorbereiteter, sachlicher Entwurf wird erfahrungsgemäss zu einem grossen Teil übernommen und ist der einfachste Weg zu einem vollständigen, gut strukturierten Dokument.

Halten Sie im Entwurf die Balance: realistische Bewertung, konkrete Aufgaben, belegbare Resultate. Ein Entwurf mit durchgehenden Superlativen wird häufiger abgelehnt oder abgeschwächt als ein glaubwürdiger Text mit klaren Fakten.

Weil Zwischenzeugnisse oft unter Zeitdruck entstehen, sind sie besonders fehleranfällig. Der häufigste Mangel ist eine gemischte Zeitform: Der Aufgabenteil steht im Präsens, die Bewertung rutscht ins Präteritum. Das wirkt unsauber und lässt das Dokument wie ein halbfertiges Schlusszeugnis erscheinen.

Zweiter typischer Punkt: ein veralteter Aufgabenbeschrieb. Gerade wenn das Zwischenzeugnis wegen einer Beförderung ausgestellt wird, muss die neue Verantwortung explizit erscheinen – sonst verfehlt das Dokument seinen Zweck.

Drittens fehlt häufig die Angabe zum Beschäftigungsgrad oder zum Eintrittsdatum. Beides gehört hinein, weil externe Lesende sonst die Anstellungsdauer nicht einordnen können. Prüfen Sie zusätzlich, ob die unterzeichnende Person zeichnungsberechtigt ist und in einem nachvollziehbaren Verhältnis zu Ihrer Funktion steht.