Arbeitszeugnis selber schreiben: Entwurf für den Arbeitgeber vorbereiten

In vielen Schweizer KMU ist es üblich geworden, dass die austretende Person einen Zeugnisentwurf liefert. Für Sie ist das eine grosse Chance: Wer den ersten Text schreibt, bestimmt den Rahmen. Gleichzeitig ist es die häufigste Stelle, an der Entwürfe abgelehnt oder stark gekürzt werden – meist, weil sie zu dick auftragen oder formale Standards verletzen.

Rechtlich bleibt der Arbeitgeber verantwortlich: Er unterzeichnet und haftet für die Wahrheit. Ihr Entwurf ist deshalb ein Vorschlag, kein Anspruch. Genau darum sollte er so glaubwürdig sein, dass eine Freigabe leichter fällt als eine Neufassung.

Struktur, an die Sie sich halten müssen

Ein Schweizer Vollzeugnis folgt einer festen Reihenfolge: Titel, Personalien mit Ein- und Austrittsdatum, kurze Unternehmensbeschreibung, Funktions- und Aufgabenbeschreibung nach Wichtigkeit sortiert, Leistungsbeurteilung (Fachwissen, Arbeitsweise, Qualität, Menge, Erfolge), Verhaltensbeurteilung (Vorgesetzte, Mitarbeitende, Kundschaft – in dieser Reihenfolge), Zufriedenheitsformel, Austrittsgrund und Schlusssatz.

Halten Sie die Reihenfolge der Verhaltensbeurteilung exakt ein. Wird die Kundschaft vor den Vorgesetzten genannt, lesen erfahrene Recruiter das als Problem mit Vorgesetzten – ein Fehler, der aus reiner Unachtsamkeit entsteht.

Umfang: Für eine Anstellung von zwei bis fünf Jahren ist eine gut gefüllte A4-Seite realistisch, für längere oder Führungsrollen bis zu zwei Seiten. Deutlich kürzere Zeugnisse wirken wie eine Abwertung.

Die richtige Notenstufe wählen

Setzen Sie sich selbst realistisch auf die Skala 1–6. Wer durchgehend Note 6 formuliert, obwohl im Mitarbeitergespräch «gut» stand, riskiert, dass der ganze Entwurf zurückgewiesen wird. Erfahrungsgemäss werden Entwürfe eine halbe Note über der internen Einschätzung akzeptiert, deutlich mehr nicht.

Formulieren Sie konsistent: Wenn die Zufriedenheitsformel Note 5 signalisiert, dürfen Leistungsteil und Schlusssatz nicht auf Note 6 stehen. Innere Widersprüche fallen HR-Fachleuten sofort auf und senken die Glaubwürdigkeit des gesamten Dokuments.

Belegen Sie Aussagen mit Fakten statt Adjektiven: «verantwortete ein Budget von CHF 1.2 Mio.» wirkt stärker als «arbeitete äusserst verantwortungsvoll» – und ist für den Arbeitgeber leichter zu unterschreiben, weil es überprüfbar ist.

Fünf Fehler, die Entwürfe scheitern lassen

Erstens: Superlative in jedem Satz. Zweitens: Aufgaben, die nie zum Pflichtenheft gehörten. Drittens: falsche Zeitform – das Schlusszeugnis steht im Präteritum, das Zwischenzeugnis im Präsens. Viertens: fehlende oder falsche Daten, besonders bei Beförderungen und Pensenänderungen. Fünftens: Bewertungen über Dritte oder über Gründe der Trennung, die nicht ins Zeugnis gehören.

Nicht ins Zeugnis gehören ausserdem: Krankheiten und Absenzen, ausser sie prägten das Arbeitsverhältnis massgeblich, Gewerkschafts- oder Parteizugehörigkeit, Betreibungen, Schwangerschaft sowie Details zu Konflikten.

Übergabe an den Arbeitgeber

Liefern Sie den Entwurf als bearbeitbares Word-Dokument, nicht als PDF – jede zusätzliche Hürde senkt die Übernahmequote. Fügen Sie eine kurze Notiz bei: welche Zeiträume und Projekte abgedeckt sind und dass Anpassungen selbstverständlich möglich sind.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Formulierungen die gewünschte Note transportieren, lassen Sie den Entwurf vor dem Versand prüfen: Dieselbe codierte Sprache, die ein fertiges Zeugnis abwertet, kann sich unbemerkt auch in den eigenen Text einschleichen.