Was kostet ein Arbeitszeugnis? Preise und Aufwand in der Schweiz
Ein Arbeitszeugnis kostet für Arbeitnehmende nichts – der Arbeitgeber muss es kostenlos ausstellen. Für Unternehmen sieht die Rechnung anders aus: Zwischen Datensammlung, Formulierung, Review und Freigabe entsteht ein realer Aufwand, der in KMU regelmässig unterschätzt wird. Dieser Beitrag rechnet die Varianten durch.
Variante 1: Intern von Hand geschrieben
Realistischer Zeitaufwand pro qualifiziertes Zeugnis: 2 bis 4 Stunden. Darin enthalten sind das Sammeln der Eckdaten, das Abstimmen der Bewertung mit der Führungskraft, das Formulieren, mindestens eine Korrekturschlaufe und die Freigabe.
Bei einem Vollkostensatz von 90 bis 130 CHF pro Stunde für HR- und Führungszeit ergibt das 180 bis 520 CHF pro Zeugnis. Ein KMU mit 40 Mitarbeitenden und 15 % Fluktuation schreibt rund 6 Schlusszeugnisse und ein paar Zwischenzeugnisse pro Jahr – schnell 2'000 bis 4'000 CHF jährlich, die nirgends als Kosten sichtbar sind.
Variante 2: Externe HR-Beratung oder Zeugnisdienst
Spezialisierte Dienstleister in der Schweiz verlangen typischerweise 150 bis 400 CHF pro Zeugnis, je nach Komplexität und Position. Kaderzeugnisse liegen am oberen Ende. Dafür erhalten Sie eine sprachlich saubere, codierungssichere Fassung – die inhaltlichen Angaben müssen Sie trotzdem liefern.
Für einzelne heikle Fälle (Trennung nach Konflikt, Kaderposition, drohender Rechtsstreit) ist das oft gut investiertes Geld. Für Routinezeugnisse ist es teuer.
Variante 3: Anwaltliche Unterstützung
Wird um ein Zeugnis gestritten, kommen Anwaltskosten dazu: In der Schweiz üblich sind 250 bis 450 CHF pro Stunde. Eine anwaltliche Prüfung mit Korrekturschreiben kostet meist 500 bis 1'500 CHF.
Vor der Schlichtungsbehörde in Arbeitssachen ist das Verfahren in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten bis zu einem Streitwert von 30'000 CHF kostenlos – Anwaltskosten trägt jedoch grundsätzlich jede Partei selbst. Ein Rechtsschutzversicherungsschutz für Arbeitsrecht deckt solche Fälle häufig ab.
Variante 4: KI-gestützte Erstellung
KI-Tools wie ARKI liegen preislich deutlich darunter – ein einzelnes Zeugnis kostet einen niedrigen zweistelligen Betrag, für Unternehmen gibt es Mengenpakete. Der Zeitaufwand sinkt von 2 bis 4 Stunden auf typischerweise 10 bis 15 Minuten inklusive Review.
Die Rechnung für ein KMU mit 6 Zeugnissen pro Jahr: statt 1'000 bis 3'000 CHF internem Aufwand fallen ein Bruchteil an Toolkosten plus rund 1,5 Stunden Gesamtzeit an. Der Review durch die Führungskraft bleibt in jeder Variante nötig – die Verantwortung für die inhaltliche Wahrheit lässt sich nicht delegieren.
Was das Zeugnis für Arbeitnehmende kostet
Nichts. Der Arbeitgeber darf für die Ausstellung kein Entgelt verlangen, weder für das Schlusszeugnis noch für Zwischenzeugnisse. Auch Nachforderungen Jahre später sind kostenlos, solange der Anspruch nicht verjährt ist.
Kosten entstehen erst, wenn Arbeitnehmende freiwillig eine externe Prüfung beauftragen. Eine KI-gestützte Analyse liegt hier bei wenigen Franken, eine anwaltliche Prüfung bei mehreren hundert.
Versteckte Kosten eines schlechten Zeugnisses
Der grösste Kostenblock steht in keiner Rechnung: Ein missverständlich codiertes Zeugnis kann eine Stellensuche um Monate verlängern. Bei einem Medianlohn in der Schweiz von rund 7'000 CHF pro Monat sind zwei zusätzliche Suchmonate ein fünfstelliger Betrag.
Für Unternehmen gilt dasselbe umgekehrt: Ein Rechtsstreit um ein Zeugnis kostet Zeit, Geld und Reputation. Sorgfalt beim Ausstellen ist deshalb in beiden Richtungen die günstigste Variante.